JIS規格では事業の用に供しているすべての個人情報を漏れなく把握できる手順を確立し、維持すること。特定に当たっては、①受託業務、②受託業務以外の業務(自社直接営業、社員情報等)の業務区分により、保護の対象となる個人情報を明確にする。次に、特定した個人情報については、その取扱状況を一覧できる手段(個人情報を管理するための台帳等)を整備する必要がある。一覧化した内容を定期的に確認し、最新の状態で維持する。